Sichere E-Mail-Kommunikation für Immobilien- und Wohnungsgesellschaften

Mietverträge, Abrechnungen und personenbezogene Daten müssen zuverlässig und nachvollziehbar zugestellt werden. SecuMailer ermöglicht sichere, dokumentierte E-Mails direkt aus Outlook, Microsoft 365 oder Google Workspace.

Ohne Portale oder Abhollinks. Zustellung, Nachweisbarkeit und Compliance laufen automatisch im Hintergrund. 

So kommunizieren Sie effizient mit Mietern, Eigentümern und Partnern und behalten jederzeit die Kontrolle.

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Die Branchenrealität

  • Portfolios basieren auf Kommunikation: Mietverträge und Nachträge, Mieterhöhungen, Mahnungen, Wartungskoordination und Investorenberichte.

  • Alles muss schnell, vertraulich und mit Nachweis bei den richtigen Parteien ankommen: Mietern, Unternehmen, Investoren, Kommunen, Auftragnehmern.

  • Die Vorschriften werden strenger, doch Portale und zusätzliche Schritte verlangsamen den Betrieb, frustrieren Mieter und Anbieter und führen zu riskanten Workarounds.

Der SecuMailer-Ansatz

  • SecuMailer sitzt hinter Ihrer bestehenden E-Mail.

  • Die Mitarbeiter schreiben und senden wie gewohnt; im Hintergrund wenden wir Richtlinien, Verschlüsselung, Empfängersicherung und rechtliche Nachweise an.

  • Nachrichten landen im normalen Posteingang des Empfängers.

  • Wenn eine höhere Sicherheit erforderlich ist, löst die Richtlinie nach der Authentifizierung eine verstärkte Überprüfung (z. B. Einmalcode) oder eine Entschlüsselung im Browser aus.

  • Zustellung und Zugriff werden protokolliert; Nachrichtentexte werden nach erfolgreicher Zustellung entfernt, um die Datenminimierung zu unterstützen.

  • Ergebnis: Hohe Akzeptanz bei Mietern und Partnern, ohne Reibungsverluste in Ihren Prozessen.

Was dies ermöglicht

Ein neuer Mietvertrag wird standardmäßig verschlüsselt versendet und kann ohne Portal gelesen werden. Mieterhöhungen und Zahlungserinnerungen werden in großem Umfang mit prüfbarer Zustellung versendet. Mitteilungen und formelle Mitteilungen erfolgen per eIDAS-qualifizierter Einschreiben-E-Mail aus demselben Postfach, mit anerkanntem Versand- und Empfangsnachweis – ohne Papier und Verzögerungen. Große Dateien werden per sicherer Übertragung mit Zugriffskontrolle, Ablauf- und Rückruffunktion übertragen. Ihre Teams behalten die Dynamik; die Compliance-Abteilung verfügt über die erforderlichen Nachweise.

Schriftsätze werden standardmäßig verschlüsselt.

Sichere Weitergabe von HR/KYC-Dokumenten.

eIDAS-registrierte E-Mail für Benachrichtigungs-kritische Abläufe.

Große Gebinde sichern (Ablauf, Rückruf).

Compliance, integriert / Compliance und Governance

Tauschen Sie sich sicher mit Gegenparteien und Gerichten aus, indem Sie andere zertifizierte Secure-Mail-Lösungen nutzen. Betreiben Sie intern eine Plattform und arbeiten Sie gleichzeitig sicher im gesamten juristischen Ökosystem zusammen.

Sicherer Austausch mit Gerichten/Gegenparteien mithilfe zertifizierter Lösungen.

Was Sie operativ sehen

Weniger Aufwand für Mieter und Verkäufer, da Nachrichten im normalen Posteingang landen. Weniger Vorfälle dank konsistentem, automatischem Schutz. Geringerer Supportaufwand, da keine Portale erklärt oder gewartet werden müssen. Stärkere Beweislage bei Streitigkeiten und Audits. Und vor allem: sichere, konforme E-Mails, die den Immobilien- und Wohnungsbau nicht beeinträchtigen.

Weniger Reibung für Fallteams/Kunden.

Geringeres Vorfallrisiko.

Auditfähige Nachweise.

Sichere, konforme E-Mail, die die rechtliche Geschwindigkeit beibehält.

Compliance, integriert / Compliance und Governance

Der Schutz ist standardmäßig aktiviert und skaliert mit dem Risiko gemäß den GDPR-Grundsätzen (Integrität/Vertraulichkeit, Datenschutz durch Technikgestaltung/durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen, Datenminimierung, Rechenschaftspflicht). Für meldekritische Datenflüsse liefert eIDAS rechtlich anerkannte Nachweise. Datensouveränität ist Standard: in der EU gehostet, von europäischen Anbietern betrieben. Keine Abhängigkeit von Hyperscalern. Zertifizierungen/Bescheinigungen (z. B. ISO 27001, SOC 2 Typ 2) passen zu Ihrem ISMS, Ihren Datenschutz-Folgenabschätzungen und Lieferantenprüfungen.

ISO 27001

SecuMailer ist nach ISO 27001 zertifiziert, dem internationalen Standard für Informationssicherheitsmanagementsysteme. Diese Zertifizierung belegt, dass wir strenge Kontrollen zum Schutz sensibler Daten anwenden, Risiken kontinuierlich bewerten und bewährte Verfahren befolgen, um Datensicherheit und Compliance zu gewährleisten.

NEN 7510

SecuMailer ist nach NEN 7510, dem niederländischen Standard für Informationssicherheit im Gesundheitswesen, zertifiziert. Diese Zertifizierung gewährleistet, dass medizinische und Patientendaten gemäß strengen nationalen Vorgaben verarbeitet werden und gibt Gesundheitsorganisationen die Gewissheit einer sicheren digitalen Kommunikation.

ISAE 3000

SecuMailer hat die ISAE 3000 / SOC 2 Typ II-Zertifizierung erfolgreich abgeschlossen. Dieses unabhängige Audit bestätigt die Konzeption und Wirksamkeit unserer internen Kontrollsysteme. Damit erhalten unsere Kunden den Nachweis, dass wir die strengen Kriterien für Sicherheit, Verfügbarkeit und Datenschutz kontinuierlich erfüllen.

eIDAS (EU-vertrauenswürdiger Dienstanbieter)

SecuMailer ist gemäß der europäischen eIDAS-Verordnung als qualifizierter elektronischer Einschreiben-Zustelldienst (qERDS) und qualifizierter registrierter elektronischer Postdienst (qREMS) gelistet. Diese Anerkennung bestätigt, dass unser Dienst die höchsten EU-Standards für vertrauenswürdige elektronische Kommunikation erfüllt und in der offiziellen EU-Vertrauensliste aufgeführt ist.

ECSO-Siegel der Vertrauenswürdigkeit

SecuMailer wurde mit dem ECSO-Gütesiegel der Europäischen Organisation für Cybersicherheit (ECSO) ausgezeichnet. Dieses Gütesiegel kennzeichnet europäische Cybersicherheitsunternehmen mit Sitz in Europa, die die DSGVO einhalten und die grundlegenden Sicherheitsanforderungen der ENISA erfüllen. Es bestätigt unser Bekenntnis zu den europäischen Werten Datenschutz und Datensouveränität und stärkt unsere Position als vertrauenswürdiger europäischer Anbieter sicherer E-Mail-Lösungen bei Partnern und Kunden.

IT

Für IT und Sicherheit

  • ✅ Leichtgewichtige Integration (SMTP/MTA, APIs, SAML/SSO).

  • ✅ End-to-End-Schutz (TLS, SPF, DKIM, DMARC, DANE, DNSSEC).

  • ✅ Intelligentes DLP mit Richtliniendurchsetzung.

  • ✅ Umfassende, auditfähige Protokollierung.

Ihre Daten. Ihre Regeln. Ihr nächster Schritt.

Vereinbaren Sie eine Demo mit einem unserer Spezialisten. Wir passen Ihre Abläufe an die Anforderungen der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft an und zeigen Ihnen, wie SecuMailer Risiken und Aufwand reduziert, ohne Ihre Arbeitsabläufe zu verändern.

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